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A través de la comunicación, las personas intercambiamos opiniones, sentimientos, puntos de vista e información; los unos con los otros. La comunicación supone un factor fundamental en las relaciones humanas ya que, aunque no sea de forma consciente, no podemos dejar de comunicar, es lo que conocemos como comunicación no verbal.
Si pensamos en un contexto empresarial, tenemos, de algún modo, un ecosistema donde conviven distintos tipos de personas, por lo que para lograr sacar el mayor potencial de todos y cada uno de ellos, así como para lograr una correcta y organizada convivencia, la comunicación interna cobra un papel fundamental.
Tradicionalmente la comunicación en la empresa es una de las asignaturas pendientes de las organizaciones. Sin embargo, cada vez más empresarios están descubriendo la verdadera importancia de una comunicación interna de calidad para aumentar la motivación, mejorar los flujos de información y, en general, la productividad empresarial.
1.- Comunicación interna y comunicación externa en la empresa
2.- La comunicación interna dentro de la empresa
2.a La importancia de la comunicación interna en las empresas
3.- Tipos de comunicación en la empresa
3.a Comunicación descendente
3.b Comunicación ascendente
3.c Comunicación horizontal
Antes de continuar, me gustaría hacer una breve parada para diferenciar las distintas formas de comunicación en una empresa. Tenemos, por un lado, la comunicación interna y, por el otro, la comunicación externa:
Como su propio nombre indica, es la comunicación que se da en el seno de la Empresa, teniendo en cuenta a todas las personas que conforman el capital humano de la organización.
La estrategia de comunicación interna, habitualmente, está liderada desde el departamento de recursos humanos que trata de motivar a los empleados y retener el talento en la empresa.
Como sencillo ejemplo de comunicación interna en una empresa encontramos la comunicación de los éxitos al equipo o señalar los aciertos de los empleados públicamente para mantener la motivación.
Es la comunicación que relaciona a la empresa con el exterior a través de los diferentes stakeholders: clientes actuales y potenciales, proveedores y la sociedad en su conjunto.
Un ejemplo de comunicación externa de la empresa se produciría cuando se da una rueda de prensa para presentar un nuevo servicio ofertado.
De los dos tipos de comunicación que acabamos de ver, esta última es a la que frecuentemente se le pone más esfuerzo y empeño, dejando para otro momento la elaboración de un plan de comunicación interna de la empresa, por ejemplo.
La comunicación interna es aquella dirigida hacia el trabajador. Uno de los grandes mitos en la práctica de la comunicación interna es que los proyectos de comunicación solamente están reservados para las grandes empresas. Eso es completamente falso y, además, un error.
Muchos empresarios ignoran que para ser capaces de realizar una correcta gestión del cambio, así como para ser más competitivos, deben motivar a su equipo de trabajo, retener a sus mejores trabajadores e inculcar una verdadera cultura corporativa basada en buenas técnicas de comunicación en la empresa, con el objetivo de que los trabajadores se sientan identificados y sean fieles y felices.
Si pretendemos aumentar la eficacia del capital humano, los trabajadores deben sentirse a gusto. Esto solo es posible si los empleados están informados, conocen y comparten valores, misión, filosofía y estrategia de la empresa y, además, se sienten parte de ella.
Las empresas con una campaña de comunicación interna de calidad consiguen reducir malentendidos y situaciones de desconcierto, lo cual contribuye positivamente a reducir el estrés y la inseguridad.
Para ello, es imprescindible recordar la importancia del diálogo entre directivos y trabajadores.
El feedback es fundamental para que la comunicación interna sea efectiva y el estilo de la comunicación tiene un papel importante. Se diferencian principalmente cuatro estilos de comunicación en una empresa: pasivo, agresivo, pasivo-agresivo y asertivo.
Estos son los principales modelos de comunicación interna de una empresa y las herramientas que puedes utilizar para impulsarlas.
Nos encontramos ante la dinámica de comunicación en la empresa más común, formal y básica. En este tipo de comunicación la información parte desde los directivos y desciende progresivamente a través de los distintos niveles jerárquicos. Se utiliza principalmente para informar de instrucciones, objetivos y políticas de empresa.
Mantiene la disciplina organizativa y, además, asegura una mayor eficiencia pero es muy probable que el mensaje se distorsione al pasar a través de varios niveles jerárquicos.
Algunos de los ejemplos de comunicación descendente en la empresa y los tipos de canales que se utilizan son:
La comunicación ascendente es una técnica en la cual la información parte desde el escalón más bajo de la organización y “escala” a través de los distintos niveles jerárquicos.
Ofrece la posibilidad a los empleados de plantear ideas y sugerencias, así como gozar de una retroalimentación constante. Su principal desventaja es que frecuentemente la información ascendente circula más despacio que la descendente y, además, hay posibilidades de que el mensaje se distorsione.
Los canales de comunicación en la empresa más utilizadas para este tipo de comunicación incluyen las siguientes herramientas:
Si estás buscando mejorar la comunicación interna para la gestión de equipos, quizás deberías revisar vuestra comunicación ascendente. ¿Existe? ¿Qué importancia le estás dando? ¿Qué herramientas estás utilizando para favorecerla?
Es la información que se comparte en la empresa entre personas que pertenecen al mismo nivel jerárquico, es decir, al mismo departamento o grupo de trabajo. O que, perteneciendo a distintos departamentos, ocupan un nivel jerárquico similar. Se trata, básicamente, de información compartida entre iguales, por ello se trata de comunicación informal en la mayoría de los casos.
Como ventaja me gusta destacar que disminuye los malentendidos entre departamentos y aumenta la eficiencia y productividad. Sin embargo, este tipo de comunicación interna puede suponer un problema a la hora de controlar su flujo y calidad.
Los canales de comunicación horizontal más utilizados son:
Pero, ¿cuáles son los principales errores de comunicación? A continuación te mostraré las 5 principales barreras de comunicación que afrontan las empresas con comunicación interna en su día a día:
Barreras administrativas
Son aquellas causadas por la propia estructura de la organización. Suelen producirse por una mala planificación o estructura de los canales a través de los que se comparte el mensaje.
Barreras psicológicas
Tienen mucho que ver con el estado emocional del receptor y/o emisor, así como con la relación que exista entre ambos. Factores como los prejuicios, timidez, sobrevaloración o infravaloración de los individuos pueden suponer una auténtica barrera en la comunicación organizacional.
La falta de empatía o de asertividad a la hora de expresar las opiniones también pueden perjudicar gravemente a la comunicación, especialmente en el caso de comunicación ejecutivo-empleado.
Si reconoces alguno de estos problemas, puedo ayudarte a través del neurocoaching puedo ayudarte a identificarlas y eliminarlas de la mejor forma.
Mensajes confusos
Los mensajes deben ser simples y específicos para que sean efectivos. Es importante que todos los integrantes de la organización comprendan el mensaje, no solo el equipo directivo o los ejecutivos.
Falta de comunicación en la empresa
Ante situaciones adversas, muchos directivos optan por el silencio o la falta de transparencia y, en definitiva, falta de comunicación en su empresa. Esta actitud es muy negativa.
Para mejorar la comunicación dentro de la empresa es fundamental saber cómo evaluar la comunicación dentro de la empresa, identificar los problemas e implantar acciones para mejorarla.
Te voy a recomendar una serie de acciones para mejorar la comunicación en la empresa:
Manual de bienvenida
Todo plan de comunicación de una empresa debe contener un manual de bienvenida, con el fin de comunicar misión, visión y valores de la empresa, así como sus principales objetivos, normas internas o convenio propio, si fuese el caso.
Abrir nuevos canales de comunicación
Con la finalidad de mantener al día a los integrantes de la empresa. Desde los tradicionales tablones de anuncios hasta las aplicaciones online más novedosas, existe una gran variedad de canales de comunicación disponibles.
Reuniones presenciales
La comunicación cara a cara es fundamental para la cohesión de equipos. Por lo que, aunque la situación actual lo complique, debemos poner atención a este tipo de reuniones para mejorar la comunicación interna de la empresa.
Reconocer los éxitos
La falta de reconocimiento es un factor clave en la desmotivación que pueden terminar, incluso, en el abandono de la empresa. Comunicarles tu satisfacción con su trabajo diario o con los objetivos puede ayudar a estimular su trabajo.
Organizar eventos fuera de la oficina
Las técnicas de team building contribuyen en gran medida a mejorar el compromiso, bienestar y satisfacción de los trabajadores: acampadas, excursiones, juegos o la práctica de deportes puede ser muy beneficioso para mejorar la cohesión del grupo de trabajo.
Si consideras que necesitas ayuda profesional para evaluar y mejorar la comunicación en tu empresa, te recomiendo mi curso de Neurocomunicación empresarial en el que te daré las claves para lograr una comunicación eficaz y precisa, siempre basándome en los últimos avances de la neurociencia.
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